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創(chuàng)業(yè)酵母張麗俊:99%的管理者,一半的會(huì)都白開了

北京創(chuàng)業(yè)酵母管理咨詢有限公司
2021-06-10 10:00 4804
2021年5月25日,創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人張麗俊老師在“張麗俊講管理”話題專欄做了主題分享——“什么是正確的開會(huì)姿勢(shì)”。話題從管理者角度深度剖析如何有效、高效組織會(huì)議,幫助大家擺脫低效、無效會(huì)議,高效率達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。

北京2021年6月10日 /美通社/ -- 相信很多人都被無效會(huì)議困擾過。尤其是作為管理者,很多時(shí)候一天有7-8個(gè)會(huì),從一踏進(jìn)辦公室的瞬間,你的時(shí)間就不屬于你了。2021年5月25日,創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人張麗俊老師在“張麗俊講管理”話題專欄做了主題分享——“什么是正確的開會(huì)姿勢(shì)”。話題從管理者角度深度剖析如何有效、高效組織會(huì)議,幫助大家擺脫低效、無效會(huì)議,高效率達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。

創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人-張麗俊(Cherry)
創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人-張麗俊(Cherry)

一、會(huì)議的明線:七步曲

低效、無效的會(huì)議花樣百出,但高效的會(huì)議一定有百試不爽的“套路”,我們稱之為“會(huì)議七步曲”。這“七步曲”是幫助我們開好一場(chǎng)會(huì)的明線。 

第一步:明確會(huì)議目標(biāo)和達(dá)成的價(jià)值貢獻(xiàn)

我們每次開會(huì),都要有一個(gè)明確的目標(biāo)或需要解決的解決問題,要把開會(huì)的時(shí)間控制在一小時(shí)以內(nèi)。只有這樣,才能讓所有人有備而來,并且高效的拿著結(jié)論回去。

第二步:只邀請(qǐng)有效人員參加會(huì)議

每次開會(huì),只邀請(qǐng)有效人員參加,不要隨意擴(kuò)大和縮小會(huì)議規(guī)模。決策會(huì)議,只需要關(guān)鍵人員參加;學(xué)習(xí)分享,盡量多讓相關(guān)人員參加;宣布重要事項(xiàng),必須全員參加;涉及隱私的談話,只能一對(duì)一。

第三步:所有人做好會(huì)議相關(guān)的準(zhǔn)備

開會(huì),有沒有好的主持人是關(guān)鍵。會(huì)前,主持人要確保大家都知道會(huì)議目標(biāo)和進(jìn)度議程,確保收集到所有會(huì)議所需的報(bào)告、課件、數(shù)據(jù)等資料。 

第四步:有效的會(huì)議主持人

就像前一條說的,主持人需要敦促大家做準(zhǔn)備,要控制會(huì)議進(jìn)程和確保拿到結(jié)果。

會(huì)議的載體就是主持,可以說,沒有好主持人就沒有好會(huì)議。

第五步:嚴(yán)格遵守會(huì)議流程

高效會(huì)議,必須要嚴(yán)格控制流程和時(shí)間。 

第六步:達(dá)成共識(shí)

哪怕只有階段性的結(jié)論,也是需要達(dá)成共識(shí)的。

第七步:必須有跟進(jìn)記錄

達(dá)成共識(shí)之后,有跟進(jìn)的規(guī)劃、有會(huì)議記錄,有落地的措施。

二、開好會(huì)議的暗線 

主持人對(duì)于一場(chǎng)會(huì)議的作用非常重要。所以高效會(huì)議的暗線,就是合格的會(huì)議主持人。怎樣衡量主持人是否合格?

1、你一定要知道,會(huì)議為什么要開,開要達(dá)到什么目的,這場(chǎng)會(huì)給參會(huì)的所有人帶來哪些價(jià)值。

2、有相關(guān)的會(huì)議準(zhǔn)備,尤其提問的準(zhǔn)備。

好的會(huì)議主持人會(huì)自己設(shè)計(jì)問題,希望通過拋問題引發(fā)大家思考,通過拋問題得到結(jié)論,讓大家在提問和回答的過程中產(chǎn)生真正的共識(shí)。提問的最高境界,是通過案例的剖析來達(dá)成共識(shí),用別人的嘴說出你想要的答案。  

3、有預(yù)想的答案。

好的主持人在開會(huì)之前會(huì)預(yù)想一個(gè)問題的答案。如果會(huì)后得出的共識(shí)和你的預(yù)想八九不離十,說明主持人的功力高。如果最后合理的推翻了這個(gè)預(yù)想,也是一件好事,說明你的認(rèn)知被更新了。

三、為什么你開的會(huì)就是低效?

很多人會(huì)說,張麗俊老師,為什么我按照流程來開會(huì),也做好了主持人的工作,但還是沒有效率呢?出現(xiàn)這種現(xiàn)象,你的公司可能存在三種問題:

1、專業(yè)主義

專業(yè)主義思維總是在告訴大家,我是專業(yè)的,要聽我的;你不聽我的,就是你不夠?qū)I(yè)。這樣的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)局限于專業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中,不會(huì)和別的部門鏈接。一旦出了問題就傾向于扣帽子、甩鍋、死不認(rèn)錯(cuò),讓溝通協(xié)同全都變成了雞同鴨講。

2、本位主義

這樣的人不考慮公司整體的目標(biāo)和共同創(chuàng)造的價(jià)值,只想要本部門的訴求,甚至把個(gè)人利益凌駕于組織利益之上。如果對(duì)面部門指出問題,本位主義的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)立馬發(fā)火,說你在挑戰(zhàn)我的權(quán)威嗎?本位主義是毀掉跨部門協(xié)同的殺手。

3、形式主義

形式主義就是沒有結(jié)果導(dǎo)向,是做給下屬和老板看的,沒有給自己看。開會(huì)走形式,落地不執(zhí)行,自然沒有效果。管理者要克服內(nèi)心的障礙,以結(jié)果為導(dǎo)向,有沖突的時(shí)候不要以自我為中心,也不要以自己的價(jià)值為綱領(lǐng),破除私心,放下固執(zhí)。

創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人張麗俊老師講課中
創(chuàng)業(yè)酵母創(chuàng)始人張麗俊老師講課中

四、有效會(huì)議的場(chǎng)景案例

說了這么多,會(huì)到底怎么開?

下面以在線營(yíng)銷部門為例子,為大家展示一些開會(huì)場(chǎng)景。

1、和老板做營(yíng)銷預(yù)算,該怎么開會(huì)?

(1)知道營(yíng)銷預(yù)算的總池子是多少,有目標(biāo)規(guī)劃。想清楚你要什么、老板要什么、共同目標(biāo)是什么。給出具體細(xì)節(jié):廣告投放下去,能帶來多少銷售額,ROI是1:3還是1:5,這筆預(yù)算如何花得有效率?
(2)邀請(qǐng)相關(guān)的人(KP)參會(huì),包括老板、財(cái)務(wù)、人力等。
(3)發(fā)會(huì)議通知,把分析報(bào)告發(fā)給與會(huì)的人,并要求大家都看過報(bào)告。

2、與協(xié)同部門意見有分歧,如何開會(huì)?

這類協(xié)同會(huì)議的爭(zhēng)吵點(diǎn)在于,銷售部門認(rèn)為你提供的線索數(shù)量不達(dá)標(biāo)、質(zhì)量不夠;而在線營(yíng)銷要證明這其中有沒有銷售跟進(jìn)不及時(shí)、與客戶的溝通不專業(yè)的問題。

協(xié)同的本質(zhì)就是沒有共同的目標(biāo)和共同的價(jià)值。這種情況下,會(huì)議目標(biāo)第一件事:想清楚你要什么,你們共同要什么。

你需要有很好的解決策略:

講清楚線索是怎么來的,如何提高質(zhì)量。通過數(shù)據(jù)分析,證明哪些線索是好的。
通過案例證明哪些線索是被浪費(fèi)掉了(不當(dāng)跟進(jìn)、客戶投訴),證明線索沒有被重視。

結(jié)語(yǔ):

尊重自己的時(shí)間,是管理者最基本的素養(yǎng);尊重所有人的時(shí)間,是管理者負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。無論開什么會(huì),都要避免專業(yè)主義、本位主義和形式主義。開會(huì),是組織管理的潤(rùn)滑劑,部門關(guān)系的粘合劑,業(yè)務(wù)發(fā)展的助燃劑。所以,消滅無效會(huì)議是管理者的職責(zé)。

創(chuàng)業(yè)酵母作為一家以教育和咨詢?yōu)楹诵牡囊徽臼狡髽I(yè)服務(wù)平臺(tái),致力于助力不同生命周期的企業(yè)走向精細(xì)化管理,推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展,加速實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。針對(duì)企業(yè)不同時(shí)期的痛點(diǎn)和需求,開設(shè)不同課程及企業(yè)咨詢服務(wù),切實(shí)解決企業(yè)問題,長(zhǎng)期陪伴企業(yè)發(fā)展。

 

消息來源:北京創(chuàng)業(yè)酵母管理咨詢有限公司
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