要制訂合法有效的規(guī)章制度，企業(yè)的規(guī)章制度就是企業(yè)內(nèi)部的法律，運(yùn)用的好，可以提高企業(yè)的管理水平并能防范許多法律風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要法寶之一。9月18日，三茅打卡話題為“如何規(guī)避制訂規(guī)章制度的風(fēng)險(xiǎn)”，三茅卡卡各自展現(xiàn)風(fēng)采，提出了自己的觀點(diǎn)，現(xiàn)在三茅人力資源網(wǎng)總結(jié)了三茅卡卡的經(jīng)典發(fā)言，希望對大家有用。
風(fēng)十三：
1、內(nèi)容上合法，不與現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)（不僅限于勞動(dòng)法相關(guān)）和勞動(dòng)合同的規(guī)定相沖突，否則，無效。
2、制訂程序上合法，即需經(jīng)過“民主程序”制訂，怎樣才是“民主程序”？即經(jīng)職工代表大會(huì)或全體職工討論，大家平等協(xié)商，提出方案和意見。在采取上述方式制訂勞動(dòng)規(guī)章制度的過程中，應(yīng)注意保留職工代表大會(huì)或者職工大會(huì)的相關(guān)證據(jù)。實(shí)際操作中可以這樣做：1）征求意見稿：制定出《規(guī)章制度征求意見稿》，并向員工發(fā)放《意見反饋表》，要求員工在限定的時(shí)間內(nèi)提交修改意見并簽字；2）集體會(huì)議討論：召開全體會(huì)議的方式征求意見，在會(huì)議上分部門發(fā)言，記錄下員工意見，當(dāng)場協(xié)商決定并由員工簽名確認(rèn)；3）分部門討論，收集意見后交人力資源部匯總。實(shí)踐中民主的形式不拘一格，企業(yè)可根據(jù)自身情況選取。另外，對于員工和企業(yè)的爭議條款是否一定要采納員工的意見，法律并沒有強(qiáng)制性規(guī)定。因此在雙方產(chǎn)生爭議時(shí)，最終的決定權(quán)仍然在企業(yè)一方。
3、制度制訂好后應(yīng)當(dāng)公示或告知員工，保留已經(jīng)公示的證據(jù)。通常，以下方法可以達(dá)到這樣的效果：A將規(guī)章制度交由每個(gè)員工閱讀，并且在閱讀后簽字確認(rèn)。閱讀規(guī)章的簽字確認(rèn)，可以通過制作表格進(jìn)行登記，也可以制作單頁的聲明由員工簽字，內(nèi)容包括員工確認(rèn)“已經(jīng)閱讀”并且承諾“遵守”（我們目前采用的是這種，同時(shí)為了方便制度的統(tǒng)一公示，一般我們都會(huì)及時(shí)把新頒的制度統(tǒng)一匯編至員工手冊里，以方便新員工入職時(shí)只要簽署“認(rèn)真閱讀并認(rèn)可遵守該手冊”的單頁聲明就行了）。B在公司公告欄將規(guī)章內(nèi)容公告，并且將公告的現(xiàn)場進(jìn)行拍照、錄像等方式的記錄備案，并可由公司附近的治安員、物業(yè)管理等人員見證。C召開職工大會(huì)公示，并以適當(dāng)方式保留證據(jù)。D委托工會(huì)進(jìn)行公示，并保留證據(jù)。
4、最好將制度報(bào)送當(dāng)?shù)貏趧?dòng)局備案，雖說備案不是必備程序，但我們應(yīng)當(dāng)履行備案義務(wù)，服從勞動(dòng)部門管理。而且這樣報(bào)送備案的好處在于可以讓勞動(dòng)局審查你的制度的合法有效性，而且是權(quán)威部門的，多好啊。
5、內(nèi)容具體細(xì)化，不能太寬太泛，籠統(tǒng)描述。尤其是對法律規(guī)定的“嚴(yán)重違反用人單位規(guī)章制度”、“給用人單位造成重大損害”等內(nèi)容，各個(gè)企業(yè)差異較大，法律不可能給予明確統(tǒng)一，這就需要企業(yè)內(nèi)部結(jié)合自己實(shí)際給予細(xì)化，在制度里明確詳細(xì)列明相關(guān)具體條款，這樣才算是落到實(shí)處。
6、員工違紀(jì)處罰標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，這個(gè)通常是建立專門的《獎(jiǎng)懲制度》或《嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度管理細(xì)則》來實(shí)現(xiàn)。這里重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不僅要合法，而且要合理，即符合正常人的一般性評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)和民法通則里講到的公序良俗，不能定的太離譜，太過頭。如遲到、早退給予違紀(jì)處罰1000元、曠工一天就給予辭退等就明顯過于嚴(yán)格，或者同樣是工作場所吸煙，在寫字樓和危險(xiǎn)倉庫的情節(jié)就明顯不一樣，處罰也不一樣。對于那些“大錯(cuò)沒有，小錯(cuò)不斷”的行為，在違紀(jì)處罰制度里設(shè)置一些過錯(cuò)程度不斷升級(jí)的處罰規(guī)定，達(dá)到一定程度即可構(gòu)成“嚴(yán)重違紀(jì)”（如我們是達(dá)到三次書面警告或兩次記過即屬嚴(yán)重違紀(jì)，可無償辭退）。
7、處罰程序和員工確認(rèn)上，我們的做法是一般員工違紀(jì)先讓員工寫檢討或認(rèn)錯(cuò)經(jīng)過，再進(jìn)行調(diào)查取證，填寫?yīng)剳吞幚韱?，交由員工簽名，嚴(yán)重的給予通報(bào)批評(píng)，員工拒絕認(rèn)錯(cuò)或不簽處罰單的，經(jīng)調(diào)查屬實(shí)的（由人證物證），通知到其本人時(shí)現(xiàn)場取證（錄音或拍照）后交由其部門負(fù)責(zé)人代為簽收也可（這個(gè)內(nèi)容也要寫到制度里去哦）。
李媛：
制度的制訂和頒發(fā)程序：
提出議案→起草→提出異議→協(xié)商確定→公示告知
1、提出議案：規(guī)章制度應(yīng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出議案，公司沒有組建職工代表大會(huì)，通常是在全體員工大會(huì)上討論；
2、起草：由人力資源部起草，實(shí)體內(nèi)容方面，公司制定的規(guī)章制度的內(nèi)容必須要符合法律、法規(guī)的規(guī)定，包括勞動(dòng)安全衛(wèi)生、勞動(dòng)紀(jì)律、職工培訓(xùn)、休息休假以及勞動(dòng)定額管理等方面的規(guī)章制度的內(nèi)容，必須遵守勞動(dòng)法、職業(yè)病防治法、勞動(dòng)合同法和其他相關(guān)的行政法規(guī)、地方性法規(guī)的規(guī)定，不得與之相抵觸。同時(shí)，規(guī)章制度要合法，也要合理。
3、提出異議：人力資源部起草的規(guī)章制度，工會(huì)或者職工認(rèn)為有不合理之處，可提出異議。
比如有些公司規(guī)定員工“一頓飯只能幾分鐘吃完”、“一天內(nèi)上班時(shí)間只能去幾趟洗手間”、“去洗手間一次只能幾分鐘”等。這些雖然不違反法律、法規(guī)的規(guī)定，但員工覺得不合理。所以公司有糾正機(jī)制，員工可通過公司郵件or書面意見在規(guī)定時(shí)期限內(nèi)提出。
4、協(xié)商確定：針對員工提出的異議，人力資源部與推選出來的職工代表討論，協(xié)商確定，無異議后，便可確定簽發(fā)。
5、公示告知：這一項(xiàng)也就是員工確認(rèn)環(huán)節(jié)。直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)公示或者告知?jiǎng)趧?dòng)者，才有效合法。
舉個(gè)常見的例子：A因山區(qū)老家的奶奶病逝所請的事假已經(jīng)用完，由于山區(qū)沒有信號(hào)，其不能及時(shí)電話續(xù)請假期。其辦完喪事回到單位，卻得知自己因連續(xù)曠工7天以上被除名了。A表示公司的這項(xiàng)制度從未公示過，勞動(dòng)仲裁委員會(huì)經(jīng)過審理后認(rèn)為，該公司的此項(xiàng)規(guī)定沒有公布過。因此不具有效力，對A的除名不合法。
侯明：
1、程序民主
（1）程序民主是指經(jīng)過員工討論提出意見和建議——與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商——確定方案——明文公示。
也就是說雙方要協(xié)商解決，不能你一言九鼎。
（2）我們是私企，沒有工會(huì)這個(gè)組織。在實(shí)際的操作中，我們是面向全體員工發(fā)個(gè)《意見征集表》，限期上交，即使沒意見，也要員工簽字認(rèn)可然后上交備案。然后，我會(huì)再留個(gè)公司的郵箱，有意見和建議的隨時(shí)可以再上傳，或者直接找部門領(lǐng)導(dǎo)和我反映。我們再匯總意見，提交給老板商議。再把老板的意見反饋給各部門領(lǐng)導(dǎo)，在反饋給老板。再召開一次員工代表大會(huì)，10%的人數(shù)參加，征詢一下員工的意見。最后，在征詢一遍老板的意見，最終定稿。員工領(lǐng)《員工手冊》的時(shí)候再簽字；我們HR會(huì)在培訓(xùn)的時(shí)候給員工講解一下，員工簽字；宣傳欄粘貼相關(guān)制度的變動(dòng)情況。
（3）一是程序要走，一定要征詢員工的意見，并且留下文字記錄備案，即使程序是走過場。有句話叫“認(rèn)認(rèn)真真忙形式，踏踏實(shí)實(shí)走過場”，大家可以品味一下?？梢员苊鈱聿槐匾闹俨眉m紛。
二是員工的意見要聽，老板的意思要懂，最終要以老板的意見為主。胳臂是擰不過大腿的，要逐步去改變不合適的地方。不要指望畢其功于一役，除非你有奧特曼的能耐或者原子彈的威力。
2、符合法律
（1）符合法律是指企業(yè)的規(guī)章制度要符合國家和地方的法律法規(guī)通知條例等。
也就是說下位法要符合上位法。一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的政府部門也能把一個(gè)500強(qiáng)的企業(yè)整的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，不要拿豆包不當(dāng)干糧。
（2）我們企業(yè)在實(shí)際的操作中有很多違背了勞動(dòng)法，在這里，也沒有什么好避諱的。就舉一個(gè)例子吧，我們《員工手冊》中明文規(guī)定，要給員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)。但是我們是在員工試用期過后才繳納社保的。確實(shí)有風(fēng)險(xiǎn)，但是老板不同意試用期也交保險(xiǎn)，認(rèn)為成本太大。這個(gè)方面我們也只能逐步再改變。在我們山東濟(jì)南，據(jù)我了解，絕大部分企業(yè)都是試用期過后才繳納保險(xiǎn)，有的一年后才交，有的半年后只交三險(xiǎn)。比起他們公司，我們還算可以了。呵呵。當(dāng)然只是有很大風(fēng)險(xiǎn)的。老板認(rèn)為自己上面有人，不怕。在實(shí)際的操作中，為了減少我們HR的風(fēng)險(xiǎn)和不必要的舟車勞頓，我們在面試的時(shí)候就明確告知對方我們的實(shí)際情況，合則留不合則走，買賣不在仁義在。
我工作這幾年一共處理過五次員工仲裁糾紛，但是沒有一起是因?yàn)閯趧?dòng)合同起的爭執(zhí)。即使去仲裁機(jī)構(gòu)勞動(dòng)監(jiān)察部門，也沒有想象中的那么可怕。他們也是希望盡快解決問題，多一事不如少一事，有喝茶的功夫誰也不會(huì)愿意東奔西跑。
（3）一是如果能夠完全按照法律執(zhí)行，咱們HR的工作也好做。這樣的企業(yè)有，但是是少數(shù)。絕大部分的企業(yè)只能說朝著這個(gè)方向前進(jìn)。
二是如果完全按照現(xiàn)在的法律去執(zhí)行，企業(yè)的負(fù)擔(dān)會(huì)很重很重，特別是對于處于創(chuàng)業(yè)階段的中小企業(yè)來說。我說這話不是為了給老板撐腰。建議大家有空多跟財(cái)務(wù)嘮嘮，你就知道了現(xiàn)在企業(yè)稅款是如牛毛一般的多。是個(gè)政府部門都能在你面前哄上兩嗓子。
三是法理有情。俗話說：拿人的手短，吃人的最短。中秋和國慶雙節(jié)就要到了，我想各位卡友你們企業(yè)老板和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人最近也會(huì)忙著走訪，送禮品拉關(guān)系。關(guān)系對于企業(yè)發(fā)展相當(dāng)重要，政府資源是非常大的后盾。特別是中國這種非常強(qiáng)調(diào)人情的國度。不要指望企業(yè)和政府都按常理套路出牌。
3、告知義務(wù)。
（1）告知義務(wù)就是確保員工能夠收到最新的規(guī)章制度。
也就是有個(gè)憑證，不能信口雌黃，為了日后取證方便，保護(hù)好雙方的權(quán)益。
（2）在我們公司，每個(gè)員工均有《員工手冊》一本，領(lǐng)取時(shí)書面簽字留檔在員工檔案中。培訓(xùn)的時(shí)候，也會(huì)簽字。發(fā)布通知的時(shí)候，也會(huì)找相關(guān)員工簽字。另外，我們還會(huì)在員工宣傳欄公布相關(guān)信息作為輔助手段。
（3）一是一定要留下簽字的憑證，口頭承諾的不給力。
